醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲(chǔ)管理如何做？看這篇就夠了！
日期：2017/8/8
藥流通行業(yè)倉儲(chǔ)管理初探
藥品作為特殊商品，關(guān)系到人民的生命安全，國(guó)家對(duì)其有相當(dāng)嚴(yán)格的法律法規(guī)的規(guī)定，無論是醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)必須執(zhí)行的GMP管理標(biāo)準(zhǔn)，還是醫(yī)藥流通企業(yè)必須遵守的GSP管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)藥品的倉儲(chǔ)管理都提出了相當(dāng)高的要求。
隨著我國(guó)農(nóng)村藥品市場(chǎng)逐步被開發(fā)，我國(guó)醫(yī)藥行業(yè)在今后相當(dāng)長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期內(nèi)將繼續(xù)保持快速增長(zhǎng)的趨勢(shì)。有數(shù)據(jù)顯示，2010年中國(guó)的醫(yī)藥市場(chǎng)價(jià)值將達(dá)到 600億美元，并在2020年達(dá)到1200億美元，超過美國(guó)成為全球第一大醫(yī)藥消費(fèi)國(guó)。但是另一方面，我國(guó)醫(yī)藥流通行業(yè)也面臨著許多不利因素。如我國(guó)的水、電、煤、蒸汽等生產(chǎn)要素仍然處于較高水平，醫(yī)藥工業(yè)的生產(chǎn)成本仍然在持續(xù)增長(zhǎng)，僅2005年我國(guó)醫(yī)藥生產(chǎn)、銷售成本比上年同期提高近8.5個(gè)百分點(diǎn)；由于我國(guó)藥品行業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節(jié)的整體科技水平就不高，造成目前我國(guó)醫(yī)藥市場(chǎng)上藥品的同質(zhì)競(jìng)爭(zhēng)相當(dāng)激烈，這一現(xiàn)象在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)將繼續(xù)存在；我國(guó)藥品行業(yè)面臨著普遍降價(jià)的壓力；我國(guó)藥品以低附加值生產(chǎn)為主，利潤(rùn)空間持續(xù)降低等等。以上種種，都說明盡快提升我國(guó)醫(yī)藥流通行業(yè)的物流水平，做好藥品的倉儲(chǔ)管理對(duì)我國(guó)醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展有極其重要的意義。
醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲(chǔ)管理，主要是指以藥品的出入庫流程為主軸、在庫藥品的GSP管理與養(yǎng)護(hù)為核心的物流管理模式。
藥品的倉儲(chǔ)管理，一般包括藥品的入庫驗(yàn)收、在庫存儲(chǔ)、藥品養(yǎng)護(hù)、分單打印、出庫揀貨、藥品拼箱復(fù)核、批號(hào)調(diào)整等主要作業(yè)。由于藥品的特殊性質(zhì)及國(guó)家對(duì)藥品的批號(hào)控制相當(dāng)嚴(yán)格，醫(yī)藥流通行業(yè)的銷售訂單中小單據(jù)比較多等特點(diǎn)，因此藥品的倉儲(chǔ)管理不但要求作業(yè)精細(xì)，而且也需要有較高水平的信息化系統(tǒng)支持。對(duì)于疫苗、人血白蛋白等冷藏品、串味藥品、危險(xiǎn)藥品、精神藥品還要專人開票、專人保管與發(fā)貨復(fù)核，總體而言醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲(chǔ)員工整體素質(zhì)應(yīng)該較高。
醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲(chǔ)管理的難點(diǎn)
2.1藥品是特殊商品，國(guó)家法律法規(guī)要求嚴(yán)格
藥品的質(zhì)量是關(guān)系到人民群眾生命的，因此國(guó)家在藥品行業(yè)的監(jiān)管一直是逐步加強(qiáng)的趨勢(shì)。最直接的是，GMP、GSP標(biāo)準(zhǔn)分別作為醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)、醫(yī)藥流通企業(yè)的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)起到了凈化整個(gè)醫(yī)藥行業(yè)的作用?？陀^上講，這兩套標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保障人民群眾的生命健康貢獻(xiàn)巨大，但也對(duì)企業(yè)的管理提出了更高的要求。
對(duì)醫(yī)藥流通企業(yè)而言，涉及GSP認(rèn)證的檢查項(xiàng)目共132項(xiàng)，其中關(guān)鍵項(xiàng)目就有37項(xiàng)，每年的GSP檢查成為醫(yī)藥流通企業(yè)的一次大考。
GSP標(biāo)準(zhǔn)對(duì)庫房面積、設(shè)備設(shè)施、管理制度等方面都提出了具體而明確的要求，對(duì)于GSP檢查不合格的企業(yè)，國(guó)家采取一票否決制，不允許進(jìn)入醫(yī)藥行業(yè)。例如，GSP標(biāo)準(zhǔn)在硬件方面要求“企業(yè)應(yīng)按經(jīng)營(yíng)規(guī)模設(shè)置相應(yīng)的倉庫，其面積（為建筑面積）大型企業(yè)不應(yīng)低于1500平方米，中型企業(yè)不應(yīng)低于1000平方米，小型企業(yè)不應(yīng)低于500平方米；企業(yè)有適宜藥品分類保管和符合藥品存儲(chǔ)要求的庫房。其中常溫庫為0—30攝氏度；陰涼庫溫度不高于20攝氏度；冷庫溫度為0—10攝氏度；各庫房相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%—75%之間”。從上述條款可以看出，進(jìn)入醫(yī)藥流通行業(yè)必須有一定實(shí)力作為基礎(chǔ)。另外，GSP標(biāo)準(zhǔn)對(duì)醫(yī)藥流通企業(yè)倉庫的現(xiàn)場(chǎng)管理也提出了“三色六區(qū)”、藥品近效期掛黃牌等具體要求。
2.2 藥品批號(hào)控制嚴(yán)格，管理難度大
藥品與其他商品在管理上有處很大的不同，就在于同一種藥品有多種批號(hào)，而國(guó)家對(duì)藥品的批號(hào)控制相當(dāng)嚴(yán)格，要求藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)能準(zhǔn)確掌握每一批號(hào)藥品的進(jìn)銷存。
一家年銷售額在4億元左右的藥品流通企業(yè)經(jīng)營(yíng)的藥品大概有5千種左右，而算上同一種藥品不同批號(hào)的情況則能達(dá)到7—9千種品規(guī)，每一種批號(hào)的藥品必須按照不同的藥品進(jìn)行存儲(chǔ)管理，這是藥品倉儲(chǔ)管理難度所在。
由于醫(yī)藥行業(yè)的經(jīng)營(yíng)特性，對(duì)同一家藥品流通企業(yè)而言，同一種藥品每批次的進(jìn)價(jià)也可能不一樣。如果企業(yè)要對(duì)藥品的價(jià)格實(shí)行批次管理，那么就必須要強(qiáng)大的倉儲(chǔ)管理軟件才能支持。就筆者的了解，南京西構(gòu)科技有限公司開發(fā)的“LINK11供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)”有特色版本實(shí)現(xiàn)了該需求，運(yùn)轉(zhuǎn)也比較符合企業(yè)的實(shí)際。
2.3 藥品的質(zhì)量管理要求作業(yè)規(guī)范
醫(yī)藥流通行業(yè)倉儲(chǔ)管理的重中之重就質(zhì)量管理。在庫藥品的質(zhì)量管理，主要集中在藥品倉儲(chǔ)作業(yè)的規(guī)范性操作，藥品的養(yǎng)護(hù)工作，庫內(nèi)空調(diào)、溫濕度儀器的使用并記錄等。
由于GSP對(duì)醫(yī)藥倉儲(chǔ)管理有明確詳細(xì)的管理規(guī)定，藥品從進(jìn)入庫房到離開庫房的規(guī)范性操作是質(zhì)量管理的日常體現(xiàn)。按照規(guī)定，藥品從卸下送貨車進(jìn)入庫房等待驗(yàn)收一直到揀貨復(fù)核離開庫房，都不允許接觸地面，這就要求企業(yè)需要配備足夠的托盤、貨架等設(shè)施，需要作業(yè)人員不能單純考慮作業(yè)便利性而犧牲作業(yè)質(zhì)量。這就要求醫(yī)藥倉儲(chǔ)管理比其他行業(yè)的倉儲(chǔ)管理需要花費(fèi)更多的時(shí)間、精力來抓作業(yè)的規(guī)范性。
2.4 醫(yī)藥物流人才短缺是醫(yī)藥倉儲(chǔ)管理的痛楚
藥品的倉儲(chǔ)管理，涉及到質(zhì)量、物流、信息化、人事、財(cái)務(wù)等諸多方面，對(duì)人才的要求相當(dāng)高。
作為醫(yī)藥倉庫，其管理人員必須掌握藥品的質(zhì)量、養(yǎng)護(hù)知識(shí)，要能對(duì)在庫藥品的質(zhì)量狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，能與驗(yàn)收養(yǎng)護(hù)人員進(jìn)行完全的配合并開展工作。一般上規(guī)模的醫(yī)藥倉庫普遍實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這就要求操作人員會(huì)使用信息系統(tǒng)，管理人員精通，能夠通過系統(tǒng)準(zhǔn)確反映庫房管理的實(shí)際，保證財(cái)務(wù)帳與商品帳的平衡。我國(guó)醫(yī)藥倉庫總體上還處于人力作業(yè)為主的水平，協(xié)調(diào)一線人員的人事關(guān)系是現(xiàn)場(chǎng)管理人員的日常工作。如筆者兼任物流總監(jiān)的某家醫(yī)藥物流中心，有員工一百三十多人，日出銷售訂單量在800至1000張之間，如果管理人員沒有充分的人員管理經(jīng)驗(yàn)，可能就無法開展好藥品倉庫的日常工作。
問題是，現(xiàn)在我國(guó)既懂醫(yī)藥又懂物流的管理人員太少。根據(jù)2005年國(guó)內(nèi)幾大知名網(wǎng)站發(fā)布的職場(chǎng)數(shù)據(jù)顯示：醫(yī)藥物流人才已經(jīng)是職場(chǎng)當(dāng)中三大最緊俏的人才之一。根據(jù)我國(guó)醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展概況的最新調(diào)查表明，我國(guó)合格的醫(yī)藥物流人才還缺40000余人。而有資料顯示，2006年我國(guó)醫(yī)藥工業(yè)將繼續(xù)保持較快的增長(zhǎng)速度，預(yù)計(jì)2006年醫(yī)藥工業(yè)總產(chǎn)值同比增幅保持在20％左右水平，人才培養(yǎng)與市場(chǎng)需求之間的不匹配意味著醫(yī)藥物流人才緊缺的矛盾仍將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)難以緩解。
如何做好醫(yī)藥流通行業(yè)的倉儲(chǔ)管理
3.1 實(shí)行“整零分開”，明確整散件庫區(qū)人員的工作責(zé)任
對(duì)于上了一定規(guī)模的每日中小客戶銷售訂單量占當(dāng)日銷售訂單總量40%以上的醫(yī)藥流通企業(yè)，就應(yīng)該在倉庫實(shí)行藥品存儲(chǔ)的“整零分開”。
藥品的整零分開，是指凡是整件箱（未拆過箱）藥品存儲(chǔ)在整件庫，凡是零頭藥品（已經(jīng)拆箱）都放在專屬的散件庫區(qū)。整散件藥品庫區(qū)都有專職的保管員、發(fā)貨員、復(fù)核員，互不串崗，只從事各自庫區(qū)內(nèi)的藥品的保管、揀貨發(fā)放、出庫復(fù)核工作。
實(shí)行整零分開，必須對(duì)藥品進(jìn)行合理的劑型劃分，既要滿足GSP管理要求，更要適當(dāng)平衡散庫區(qū)發(fā)貨員的工作量。一般而言，每個(gè)散貨發(fā)火員管理藥品不要超過 400個(gè)品規(guī)。實(shí)行整零分開后，最大的好處是可以明確藥品的責(zé)任人，能有效減少藥品發(fā)貨的差錯(cuò)率，能實(shí)現(xiàn)快速盤點(diǎn)，并且在整件庫配合使用重型整貨架可以有效提高庫房的空間利用率，對(duì)藥品的倉儲(chǔ)管理有極大好處。
3.2 選擇適合的信息化系統(tǒng)，最大限度的支持業(yè)務(wù)流程
醫(yī)藥流通企業(yè)的信息化系統(tǒng)，必須支持藥品的GSP管理，支持對(duì)大量數(shù)據(jù)的查詢與統(tǒng)計(jì)工作。由于藥品的存儲(chǔ)是按照一定劑型的標(biāo)準(zhǔn)劃分的，如果倉庫實(shí)現(xiàn)了整零分開，系統(tǒng)需要打印從整件庫到散件庫的移庫單（也就是補(bǔ)貨單）和出庫單。一般而言，對(duì)于這類倉庫，建議配置高速打印機(jī)，集中打印單據(jù)，由專人將單據(jù)分配到各整散件庫區(qū)并進(jìn)行揀貨作業(yè)。整零分開后的倉庫，信息系統(tǒng)尤其要支持對(duì)散件庫區(qū)的藥品的補(bǔ)貨作業(yè)，規(guī)則計(jì)算不當(dāng)極有可能造成員工每日的工作量劇增。
如果信息系統(tǒng)功能再強(qiáng)大一些，可以針對(duì)藥品的價(jià)格提供“批次管理”的功能，針對(duì)每一批次的藥品，針對(duì)其不同價(jià)格要求銷售開票員在不同的開票價(jià)格范圍內(nèi)進(jìn)行銷售。根據(jù)企業(yè)的銷售習(xí)慣，應(yīng)給保管員提供類似“庫存批次鎖定”的功能，對(duì)有多個(gè)批號(hào)的藥品保管員可以選擇其中的幾個(gè)批號(hào)進(jìn)行庫存鎖定操作。對(duì)已鎖定批號(hào)的藥品，開票員可以看見但卻無法銷售，這樣充分可以保證倉庫內(nèi)無積壓的零頭藥品，避免庫存損失。
信息系統(tǒng)的選擇，一定要以企業(yè)的銷售結(jié)構(gòu)、作業(yè)的實(shí)際情況為準(zhǔn)，不能一味地追求所謂的最先進(jìn)、最完善。
3.3 加強(qiáng)制度建設(shè)，堅(jiān)持GSP管理?xiàng)l款
客觀地講，我國(guó)倉儲(chǔ)行業(yè)普遍以體力勞動(dòng)為主，甚至蘇北、西部省份等地區(qū)的醫(yī)藥倉庫，臨時(shí)工占了庫房工作人員的很大比例，工作人員整體上素質(zhì)比較低，這就要求我們的醫(yī)藥倉儲(chǔ)者更要加強(qiáng)制度建設(shè)，以制度來規(guī)范倉庫的日常管理。
一般而言，凡是通過國(guó)家GSP認(rèn)證的醫(yī)藥企業(yè)，都是有條件完全按照GSP要求來作業(yè)的，只是不少企業(yè)站在成本與作業(yè)便利性的角度考慮在管理上進(jìn)行了“偷工減料”。對(duì)此，醫(yī)藥行業(yè)的倉儲(chǔ)管理人員應(yīng)將重點(diǎn)放在藥品的劑型劃分與貨位維護(hù)上，用制度來落實(shí)日常的移庫管理、報(bào)損溢管理、出入庫管理、藥品養(yǎng)護(hù)管理、發(fā)貨復(fù)核管理等工作。
就目前我國(guó)醫(yī)藥倉儲(chǔ)行業(yè)從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低這個(gè)現(xiàn)狀而言，在日常管理中盡可能避免“人治”是現(xiàn)在許多企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。
3.4 加強(qiáng)員工的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，提高作業(yè)技能
針對(duì)我國(guó)醫(yī)藥倉庫大多還是以人力作業(yè)為主的現(xiàn)狀，加強(qiáng)員工的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是很有必要的。對(duì)卸貨工、發(fā)貨員、保管員、復(fù)核員，應(yīng)該由精通GSP管理標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量主管定期對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)的抽查與培訓(xùn)。
對(duì)一線作業(yè)人員的培訓(xùn)，時(shí)間不需要長(zhǎng)，每日上班前花二十分鐘對(duì)人員進(jìn)行分庫區(qū)、分崗位培訓(xùn)，將培訓(xùn)與制度的執(zhí)行、績(jī)效的考核結(jié)合起來是很有效的。筆者曾兼任某上市醫(yī)藥集團(tuán)一個(gè)物流中心的物流總監(jiān)，倉庫有員工近百人，日銷售量在180萬—240萬之間（散件為主），對(duì)員工的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)是物流中心管理人員的日常工作之一。筆者經(jīng)驗(yàn)顯示，經(jīng)過質(zhì)量主管對(duì)整散件發(fā)貨員每日進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)跟蹤培訓(xùn)與抽查后，員工作業(yè)的責(zé)任心大大提高，發(fā)貨差錯(cuò)也明顯降低。
資料來源：物流產(chǎn)品網(wǎng)，醫(yī)藥供應(yīng)鏈聯(lián)盟，界上投資整理
信息來源：上海醫(yī)藥商業(yè)行業(yè)協(xié)會(huì) |
